Immobilienmakler arbeiten täglich mit personenbezogenen Daten — von Eigentümern, Kaufinteressenten, Mietern und Besichtigungsteilnehmern. Dabei fließen nicht nur Namen und Kontaktdaten, sondern oft auch Bonitätsnachweise, Einkommensnachweise und Informationen über persönliche Lebensumstände.
Datenschutz ist in der Branche aber noch kein selbstverständliches Thema. Dabei sind die Pflichten klar — und die Risiken real.
Welche Daten verarbeiten Immobilienmakler?
Der Überblick zeigt, wie vielfältig die Datenlage in Maklerbüros ist:
Eigentümer- und Verkäuferdaten:
Name, Adresse, Kontaktdaten, Eigentumsnachweis, Grundbuchdaten, Bankverbindung (bei Provisionsabrechnungen)
Interessenten- und Käuferdaten:
Name, Kontaktdaten, Finanzierungsbestätigung, Selbstauskunft, Bonitätsnachweis, Schufa-Auskunft
Mietinteressenten:
Selbstauskunft, Einkommensnachweise, Kontoauszüge, Mietschuldenfreiheitsbescheinigung
Sonstige Daten:
Besichtigungslisten, E-Mail-Verläufe, Fotos von Objekten (sofern Personen erkennbar)
All das sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO — und damit greift das volle Datenschutzrecht.
Datenschutz Immobilienmakler: Die wichtigsten Pflichten
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der meisten Kundendaten ist auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gestützt: Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung. Wer einen Maklerauftrag erteilt oder als Kaufinteressent auftritt, gibt damit dem Makler die Grundlage, seine Daten zu verarbeiten — ohne separate Einwilligung.
Für Werbemaßnahmen (Newsletter, Angebotsmails) oder die Weitergabe an Dritte (z. B. Finanzierungspartner) braucht es jedoch eine eigene Grundlage — in der Regel eine ausdrückliche Einwilligung.
Datenschutzerklärung und Informationspflicht
Beim ersten Kontakt — ob Besichtigung, Anfrage per E-Mail oder Kontaktformular — müssen Interessenten über die Datenverarbeitung informiert werden (Art. 13 DSGVO). Das bedeutet:
- Wer ist der Verantwortliche?
- Welche Daten werden zu welchem Zweck verarbeitet?
- Wie lange werden Daten gespeichert?
- Welche Rechte hat die betroffene Person?
Praxis-Tipp: Besichtigungslisten mit einem kurzen Datenschutzhinweis versehen — das ist formell und wirksam.
Verarbeitungsverzeichnis
Jedes Maklerbüro muss ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) führen. Darin werden alle Verarbeitungsprozesse dokumentiert: Interessentenakquise, Besichtigungen, Bonitätsprüfung, Vertragsabschluss, Provisionsabrechnung.
Aufbewahrung und Löschung
Datensparsamkeit gilt auch im Maklerbetrieb. Wer die Wohnung nicht bekommen hat, dessen Selbstauskunft ist nicht mehr benötigt — und muss gelöscht werden. Eine klare Löschkonzeption mit definierten Fristen schützt vor unnötiger Datenspeicherung.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. aus dem Handels- oder Steuerrecht) gehen dabei vor — aber nach Ablauf der Frist ist Löschen Pflicht, nicht Option.
Exposés: Was ist erlaubt?
Exposés enthalten oft Fotos und Grundrisse von Immobilien — und manchmal auch persönliche Informationen. Was ist dabei zu beachten?
Fotos ohne Personen
Fotos von Innenräumen oder Außenansichten ohne erkennbare Personen sind in der Regel unkritisch, wenn der Eigentümer dem Maklerauftrag erteilt hat — damit ist auch die Verwendung für Exposés gedeckt.
Fotos mit erkennbaren Personen
Zeigt ein Foto erkennbar eine Person (z. B. den Eigentümer auf der Terrasse), braucht es deren ausdrückliche Einwilligung. Auch scheinbar harmlose Fotos können problematisch werden, wenn sie persönliche Rückschlüsse ermöglichen.
Weitergabe von Exposés
Exposés dürfen nur an Interessenten weitergegeben werden, die einen berechtigten Anlass haben — nicht an beliebige Dritte oder zum Ausprobieren von Datenbankdiensten. Auf Plattformen (ImmobilienScout24, Immowelt) gilt: Datenschutzerklärungen der Plattform prüfen und ggf. Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen.
Bonitätsprüfung und Selbstauskunft: Was geht, was nicht?
Die Abfrage von Bonitätsnachweisen oder Schufa-Auskünften ist in der Praxis üblich — aber nicht ohne rechtliche Grenzen.
Was grundsätzlich möglich ist: Einkommensnachweis, Mietschuldenfreiheitsbescheinigung, Kontoauszug der letzten drei Monate — mit Einwilligung des Interessenten.
Was problematisch ist: Das Verlangen nach übermäßig vielen oder unverhältnismäßigen Daten vor der ersten Besichtigung. Das Verhältnismäßigkeitsprinzip gilt auch hier.
Aufbewahrung: Bonitätsdaten nur so lange wie nötig — nach Ablehnung der Bewerbung in der Regel nicht länger als wenige Wochen.
Typische Datenschutz-Fehler in Maklerbüros
- Interessentenlisten ohne Schutz: Besichtigungslisten mit vollständigen Kontaktdaten liegen offen — sichtbar für andere Interessenten
- E-Mail-Verteiler mit CC statt BCC: Interessenten sehen die Adressen aller anderen Empfänger
- Keine Löschfristen: Daten von abgelehnten Interessenten werden jahrelang behalten
- Fehlende Datenschutzerklärung auf der Website: Pflicht für jeden, der online sichtbar ist
- Keine Vereinbarungen mit Plattformen: ImmobilienScout, Immowelt und Co. sind Auftragsverarbeiter — ein AVV ist Pflicht
Geldwäschegesetz und DSGVO: Ein Spannungsfeld
Immobilienmakler sind nach dem Geldwäschegesetz (GwG) verpflichtet, ihre Kunden zu identifizieren — etwa durch Kopie des Personalausweises bei Vertragsschluss. Das ist eine gesetzliche Pflicht und damit auch eine zulässige Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Diese Daten müssen aber entsprechend sicher aufbewahrt werden — und nach Ablauf der GwG-Aufbewahrungsfrist (5 Jahre) gelöscht werden.
Fazit
Datenschutz für Immobilienmakler ist eine Nische mit echten Anforderungen — aber auch einer überschaubaren Anzahl von Prozessen, die man sauber aufsetzen kann. Wer sein Verarbeitungsverzeichnis hat, klare Löschfristen definiert und Interessenten beim ersten Kontakt informiert, ist auf einem guten Weg.
Die meisten Probleme entstehen nicht aus böser Absicht, sondern aus fehlendem Bewusstsein. Das lässt sich ändern.
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FAQ: Datenschutz Immobilienmakler
Muss ich als Einzelmakler auch einen Datenschutzbeauftragten haben?
In der Regel nicht — die Bestellungspflicht greift erst ab 20 Personen mit automatisierter Datenverarbeitung (§ 38 BDSG). Aber: Ein Datenschutzbeauftragter kann auch freiwillig sinnvoll sein, besonders wenn viele sensible Bonitätsdaten verarbeitet werden.
Darf ich Interessentendaten für spätere Angebote nutzen?
Nur mit ausdrücklicher Einwilligung. Die Daten, die im Rahmen einer Besichtigung erhoben wurden, dürfen nicht automatisch für Marketingzwecke genutzt werden.
Was ist mit Fotos aus Objekten, die ich für Exposés verwendet habe?
Wenn das Objekt verkauft oder vermietet wurde und der Maklerauftrag endet, sollten auch die Fotos gelöscht werden — sofern keine andere Grundlage für die Speicherung besteht.
