Verfahrensdokumentation für Anwender in Unternehmen
Jedes buchführungspflichtige Unternehmen ist seit 2015 gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, in welcher eindeutig beschrieben sein muss, wie die unternehmensinternen, finanzrelevanten Prozesse ablaufen. Seit der GoBD-Neufassung vom 01.01.2020 kann die Nichteinhaltung dieser Verpflichtung bei einer Betriebsprüfung einen nachweisbaren Fehler im Sinne einer groben Unregelmäßigkeit in der Buchführung darstellen, was häufig zu einer entsprechenden „Schätzungserhöhung“ bei der Besteuerung führen kann.
Für viele Unternehmen bildet die Erstellung einer individuellen Verfahrensdokumentation eine hohe Hürde, da hier das Wissen und die Erfahrung fehlen. Vorgefertigte Formulare können zwar die Arbeit erleichtern, sind aber in der Regel nicht ausreichend, da sie keinen Bezug zu individuellen Abläufen herstellen. Das Fehlen einer geeigneten Struktur in der Verfahrens-Dokumentation erschwert dann nicht nur die Arbeit des Prüfers, sondern führt insbesondere zu hohen Zeitaufwänden bei der erforderlichen Pflege der Dokumentation.
Mit dem neuen „Package“ verbinden wir nun alle erforderlichen Schritte, damit Sie schnellstmöglich zu einer umfassenden, strukturierten und zukunftsoffenen Verfahrensdokumentation über Ihre Prozesse gelangen. Die Basis-Struktur unserer Verfahrensdokumentation stützt sich auf die PK-DML Prüfkriterien des VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (www.voi.de). Die VOI PK-DML „Auditkriterien für digitalen Dokumenten-Management-Prozessen und verbundene IT-Lösungen“ sind seit vielen Jahren als Standardwerk im Markt verankert (www.voi.de/inhalte/buch-shop/). Ihre Anwendung erhöht nicht nur die Praxisfähigkeit, sie stellt gleichzeitig eine hohe Transparenz für alle Nutzer sicher. Eine Fülle an hierzu passenden Vorlagen erleichtert Ihre Arbeit bei der Erstellung und Pflege der Dokumentation. Unser erprobtes Coaching-Konzept stellt darüber hinaus sicher, dass Sie sich jederzeit mit Ihren Fragen an einen vom VOI zertifizierten Experten wenden können. Der Experte begleitet Ihr Projekt und gewährleistet, dass Ihre Verfahrensdokumentation regelkonform ist.
Auf Wunsch haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre Verfahrensdokumentation anschließend beim VOI-CERT, der Prüfstelle des VOI-Verbandes zertifizieren zu lassen. Hierdurch erhöhen Sie erheblich die Stichhaltigkeit Ihrer Verfahrens-Dokumentation und minimieren gleichzeitig das Prüfungsrisiko.
Das Unternehmen erhält eine 2-3stündige Einführung (vor Ort oder virtuell) und danach ein Musterdokument mit Erklärungen, was in den einzelnen Rubriken einzutragen ist, sowie Anlagedokumente mit detaillierten Erklärungen und Mustereinträgen und zusätzlich einen Dokumentensatz bestehend aus:
- Leerdokument Hersteller-Verfahrensdokumentation
- Begleitdokument zu Leerdokument mit Erläuterungen
- Weitere Begleitdokumente zu kritischen Themen
Weitere Beratungsleistungen erfolgen nach Stundenaufwand, 180€/h.