Verfahrensdokumentation für Hersteller von Hard-/Software
Verfahrensdokumentationen sind spätestens seit der Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) seit Januar.2020 erforderlich und für finanzrelevante, analoge und digitale Unternehmensprozesse vorgeschrieben.
Die rechtlichen Anforderungen der GoBD verpflichten Unternehmen bei der Erstellung ihrer Verfahrensdokumentationen auch den technischen teil richtig zu beschreiben. Dazu können Sie bei den Herstellern, deren Hard- und Software sie einsetzen eine konforme Hersteller-Verfahrensdokumentation einfordern, welche alle technischen- und softwareseitigen Beschreibungen enthält.
Die GoBD gibt dazu den Herstellern den Rahmen vor, der die rechts- und revisionskonforme Einführung seiner Hard- und Software für einen verlässlichen Betrieb beschreibt. Die Inhalte leiten sich je nach Sachlage aus den relevanten Gesetzen und Steuervorschriften ab und beinhalten im Wesentlichen:
- Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes
- Beschreibung der sachlogischen Systemlösung
- Beschreibung der technischen Systemlösung
- Migration (Hardwarekomponenten, Softwarekomponenten, Systemwechsel)
- IT-Sicherheit (Daten- und Zugriffsschutz, Datenflusskontrolle, Protokollierung)
- Technischer Betrieb (Betriebsvoraussetzungen und Betriebsbedingungen)
- Prozessbeschreibung und Arbeitsanweisungen
- Mitarbeiterqualifikation (Rollen, erforderliche Kenntnisse)
- Test und Abnahme
- Wartung (Wartungsbereiche, Wartungspersonal, Wartungsdokumentation)
Wir analysieren, ob die vorhandene Hard-/Software zur Verarbeitung, Verwaltung und Ablage bzw. Archivierung der relevanten Daten und Dokumente rechtskonform für den Einsatz in Unternehmen geeignet ist und helfen Ihnen dabei, eine entsprechende Hersteller-Verfahrensdokumentation zu erstellen, welche bei Auslieferung ihrer Hard/Software beigefügt werden kann. Dabei übernehmen wir wahlweise das Coaching einer einzusetzenden Arbeitsgruppe zur Dokumentationserstellung oder erstellen die gesamte Verfahrensdokumentation.
Existieren bereits entsprechende technische Verfahrensbeschreibungen (z.B. aus ISO 9000, 9001, etc. prüfen wir diese auf Aktualität und Vollständigkeit der Angaben und bringen sie bei Bedarf auf den aktuellen Stand oder integrieren notwendige Teilbereiche in die Verfahrensdokumentation.
Wir nehmen die Verfahrens- und Prozessdokumentationen so vor, so dass Sie die Verfahrensbeschreibungen sowohl den gesetzlichen Anforderungen der GoBD und weiteren gesetzlichen Anforderungen entsprechen als auch entsprechend Datenschutzrecht in die QM-Dokumentation Ihres Unternehmens integrieren können. Wenn sich dabei Möglichkeiten zur Verbesserung ergeben, machen wir Ihnen in diesem Zusammenhang Vorschläge zur Optimierung der Prozesse.
Das Unternehmen erhält eine 2-3stündige Einführung (vor Ort oder virtuell) und danach ein Musterdokument mit Erklärungen, was in den einzelnen Rubriken einzutragen ist, sowie Anlagedokumente mit detaillierten Erklärungen und Mustereinträgen und zusätzlich einen Dokumentensatz bestehend aus:
- Leerdokument Hersteller-Verfahrensdokumentation
- Begleitdokument zu Leerdokument mit Erläuterungen
- Weitere Begleitdokumente zu kritischen Themen
Weitere Beratungsleistungen erfolgen nach Stundenaufwand, 180€/h.