Dürfen DSB und „Hausanwalt“ Meldungsbearbeitende sein?
Die mit den Aufgaben der Meldestelle betrauten Personen müssen über die notwendige Fachkunde verfügen und bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig sein. In der Gesetzesbegründung werden hier exemplarisch die Leitungsorgane für die Bereiche Compliance, HR und Finance genannt, des Weiteren die Datenschutzbeauftragten.
Bei Einsetzung eines Datenschutzbeauftragten ist jedoch zur Vermeidung von Interessenkonflikten administrativ-organisatorisch sicherzustellen, dass Datenschutzbeauftragte nicht selbst über die Zwecke und den Einsatz bestimmter Mittel im Meldeprozess entscheiden und/ oder Situationen auftreten können, in denen Datenschutzbeauftragte ihre eigenen Maßnahmen und Funktionen kontrollieren müssten. Hierzu bedarf ggfls. es eines internen Kontrollsystems und Konzepts, in dem für Kollisionsfälle geeignete Ersatzberechtigungen vorgesehen sind.
Ein Interessenkonflikt kann insbesondere auch bestehen, wenn Fachberater wie bspw. Rechtsanwälte, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, die vom Beschäftigungsgeber regelmäßig mit seiner fachlichen Betreuung (und ggfls. Vertretung) betraut werden, eingesetzt werden. Für diese Fälle bedarf es einer vertraglichen Abgrenzung der Aufgaben im zugrundeliegenden Mandatsvertrag (Vertrauensanwalt), einer personellen Aufspaltung innerhalb der betreuenden Kanzlei/ Gesellschaft sowie der zugehörigen besonderen Vertraulichkeits- und Geheimhaltungspflichten, dies jeweils mit Schutzwirkung für die potenziellen Hinweisgeber. Wird all dies berücksichtigt, können bspw. auch externe Anwälte als Vertrauensanwälte/ Ombudspersonen mit der Einrichtung und dem Betreiben der internen Meldestelle beauftragt werden.