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FAQ-Whistle #2

Spezialfragen zum Whistleblowing (Hinweisgeberschutzgesetz)

Aus dem Feedback zu unseren bisherigen Beiträgen und Publikationen haben wir einige besonders „prominente“ Themen herausgefiltert; diese werden wir in unserer Reihe FAQ-Whistle nach und nach vorstellen:

  • Wie läuft das Verfahren genau ab?

Interne Meldestelle:

Die interne Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person zunächst innerhalb von 7 Tagen den Eingang der Meldung.

Die interne Meldestelle prüft sodann, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt, hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt, prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung, ersucht die hinweisgebende Person erforderlichen Falls um weitere Informationen und ergreift angemessene Folgemaßnahmen.

Dem Arbeitgeber ist es verboten, Meldungen oder die auf eine Meldung folgende Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und Meldestelle zu behindern oder dies zu versuchen.

Angemessene Folgemaßnahmen:

Angemessene Folgemaßnahmen können insbesondere in einer internen Untersuchung beim Beschäftigungsgeber, der jeweiligen Organisationseinheit und bei dem oder den Betroffenen liegen sowie in der Kontaktierung betroffener Personen und Arbeitseinheiten.

Angemessene Folgemaßnahme kann auch sein, das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abzuschließen, zuständigkeitshalber an andere Meldestellen zu verweisen, oder das Verfahren abzugeben an eine für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder eine zuständige Behörde.

Entscheidungsfrist:

Die Rückäußerungsfrist der internen Meldestelle beträgt 3 Monate, bezogen auf den Zeitpunkt der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens 3 Monate und 7 Tage nach Eingang der Meldung.

Entscheidungsinhalte:

In der Rückmeldung wird Stellung genommen zu den geplanten oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen und diese entsprechend begründet.

Die Rückmeldung darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.

Dokumentation:

Es besteht eine Dokumentationspflicht der in einer Meldestelle für die Entgegennahme von Meldungen zuständigen Personen. Die Dokumentation hat in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des à Vertraulichkeitsgebots zu erfolgen. Bei direkter Kommunikation darf eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung oder ein Wortprotokoll angelegt werden, dies jedoch nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person. Ohne eine solche Einwilligung ist die Meldung durch eine Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) zu dokumentieren.

Externe Meldestelle:

Für die externen Meldestellen gilt, dass die Meldestellenaufgaben – stets unabhängig von den sonstigen Aufgaben und strikt organisatorisch von übrigen Zuständigkeitsbereichen abgegrenzt – vom Bundesamt für Justiz wahrgenommen werden.

Jedes Bundesland kann darüber hinaus eine eigene Meldestelle einrichten für Meldungen, die die jeweilige Landesverwaltung und die jeweiligen Kommunalverwaltungen betreffen.

Die externen Meldestellen errichten und betreiben Meldekanäle, prüfen die Stichhaltigkeit einer Meldung und führen das Verfahren durch. Insoweit kann im Wesentlichen verwiesen werden auf die zuvor dargestellten Aufgaben der internen Meldestellen und deren Verfahren.

  • Können Meldungen auch anonym erfolgen und bearbeitet werden?

Verpflichtende Vorgaben für anonyme Hinweise sieht das neue Gesetz zwar nicht vor; weder interne noch externe Meldestellen sind verpflichtet, technische Mittel oder Verfahren für anonyme Meldungen vorzuhalten. Dennoch müssen solche Meldungen bearbeitet werden!

  • Welche Verstöße darf ich aber überhaupt melden? Und …
  • Was passiert, wenn „meine Meldestelle“ nicht reagiert oder dem gemeldeten Verstoß nicht nachgehen will?

Bitte schauen Sie in Kürze wieder bei uns herein – der FAQ Whistle #3 ist schon Arbeit…

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