Spezialfragen zum Whistleblowing (Hinweisgeberschutzgesetz)
Aus dem Feedback zu unseren bisherigen Beiträgen und Publikationen haben wir einige besonders „prominente“ Themen herausgefiltert; diese werden wir in unserer Reihe FAQ-Whistle nach und nach vorstellen:
- Berechtigte: Wer fällt unter den Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes?
Der Anwendungsbereich ist sehr weit und umfasst alle Personen, die potenziell Kenntnis von einem Verstoß im beruflichen Umfeld erlangt haben können.
Geschützt werden nicht nur Beschäftigte (einschließlich der Beamtenschaft), sondern auch Praktikanten, Auszubildende, Freiwillige, Anteilseigner, externe Auftragnehmer und Lieferanten sowie auch Personen, deren Arbeitsverhältnis bereits beendet ist oder noch nicht begonnen hat. Betroffen sind auch die Mitglieder von Arbeitnehmervertretungen (Betriebsrat, Personalrat) sowie die Aufsichtsratsmitglieder einer Aktiengesellschaft.
Wichtig zu wissen ist, dass auch diejenigen Personen in ihrer Vertraulichkeit der Identität geschützt werden, die der Gegenstand der Meldung oder Offenlegung sind, bspw. indem ihnen ein Fehlverhalten vorgeworfen wird. Gleiches gilt für die Rechte und Geheimhaltungsinteressen der von der Meldung oder Offenlegung betroffenen juristischen Personen, Personenvereinigungen und sonstigen Organisationsformen.
Schutzvoraussetzung ist, dass die hinweisgebende Person davon ausgehen durfte, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprachen. Auf die dahinterstehende Motivation, bspw. eigensüchtige Motive, kommt es nicht an.
- Verpflichtete: Wer muss den Schutz gewährleisten?
Das Gesetz wendet sich an „Beschäftigungsgeber“. Dies sind, sofern mindestens eine Person bei ihnen beschäftigt ist, (1) natürliche Personen sowie juristische Personen des öffentlichen und des privaten Rechts, (2) rechtsfähige Personengesellschaften und (3) sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen.
Juristische Personen des privaten Rechts sind bspw. der eingetragene Verein, die eingetragene Genossenschaft, die AG, die KGAA, die GmbH und Stiftungen des Privatrechts. Zu den juristischen Personen des öffentlichen Rechts zählen Gebietskörperschaften wie etwa Kommunen, Personalkörperschaften sowie Verbandskörperschaften auf Bundes- und Landesebene. Des Weiteren umfasst werden bspw. Anstalten, wie etwa die Landesrundfunkanstalten, sowie öffentlich-rechtliche Stiftungen, die evangelische und katholische Kirche mit ihren Kirchengemeinden und als Körperschaften des öffentlichen Rechts oder nach entsprechenden Bestimmungen des Landesrechts anerkannte oder als Vereine des BGB konstituierte Kirchen und sonstige Religionsgemeinschaften.
Daraus folgt, dass bspw. auch Gewerkschaften, die rechtlich weitgehend wie rechtsfähige Vereine behandelt werden, zum Schutze verpflichtet sind und also über entsprechende Meldesysteme verfügen müssen.
- Welche Meldestelle ist für mich zuständig?
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht ein gestuftes Meldesystem vor: Auf der ersten Stufe kann die hinweisgebende Person frei wählen, ob sie einen Verstoß zunächst intern meldet oder sich sogleich an die als zuständig benannte Behörde wendet (externe Meldung).
Von grundlegender Bedeutung sind die Vorgaben zur Vertraulichkeit, die für beide Meldewege, die die hinweisgebende Person wählen kann, gleichermaßen gelten.
Die zentrale externe Anlaufstelle beim Bundesamt für Justiz soll im Sinne eines one-stop-shop die hinweisgebende Person davon befreien, sich mit Zuständigkeitsfragen auseinandersetzen zu müssen und davor zu bewahren, schon im Vorfeld einer Meldung den Mut zu verlieren, einen Sachverhalt oder Verstoß zu melden.
- Was beinhaltet das Vertraulichkeitsgebot?
Das Vertraulichkeitsgebot betrifft die Identität der hinweisgebenden Person, ferner die Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und schließlich die sonstigen in der Meldung genannten Personen.
Die Vertraulichkeit der Identität steht stets an vorderster Stelle. Unbefugte Personen dürfen – auch wenn sie im selben Unternehmen bzw. derselben Behörde arbeiten – keinen Zugriff auf Dokumente wie z.B. E-Mailverläufe haben, die Rückschlüsse auf die Identität zulassen könnten.
Die Identität dieser Personen darf ausschließlich denjenigen Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden. Das Gebot der Vertraulichkeit der Identität gilt unabhängig davon, ob die Meldestelle für die eingehende Meldung überhaupt zuständig ist.
Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, dürfen ausnahmsweise weitergegeben werden, wenn die Weitergabe für Folgemaßnahmen erforderlich ist und die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat. Die Einwilligung muss für jede einzelne Weitergabe in Textform eingeholt werden.
Über die Identität von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und von sonstigen in der Meldung genannten Personen darf eine Weitergabe an die jeweils zuständige Stelle bei Vorliegen einer Einwilligung erfolgen, bei internen Meldestellen außerdem, sofern dies im Rahmen interner Untersuchungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder in der jeweiligen Organisationseinheit erforderlich ist.
Ausnahmen gelten jedoch bei vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtigen Informationen über Verstöße. In diesem Falle wird die Identität der hinweisgebenden Person nicht geschützt.
- Was konkret muss von der Meldestelle gewährleistet werden?
Interne Meldestelle:
Die Meldestellenpflicht bedeutet, dass mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte wenden können.
Die internen Meldestellen betreiben Meldekanäle, führen das Verfahren durch und ergreifen Folgemaßnahme. Die hiermit betrauten Personen sind in ihrer Tätigkeit unabhängig und müssen über die notwendige Fachkunde verfügen.
Externe Meldestelle:
Für die externen Meldestellen gilt, dass die Aufgaben – unabhängig von den sonstigen Aufgaben, und organisatorisch vom übrigen Zuständigkeitsbereich abgegrenzt – vom Bundesamt für Justiz wahrgenommen werden. Jedes Bundesland kann darüber hinaus eine eigene Meldestelle einrichten für Meldungen, die die jeweilige Landesverwaltung und die jeweiligen Kommunalverwaltungen betreffen.
Die externen Meldestellen errichten und betreiben Meldekanäle, prüfen die Stichhaltigkeit einer Meldung und führen das Verfahren durch. Insoweit wird verwiesen auf die Aufgaben der internen Meldestellen und deren Verfahren.
Unabhängigkeit, Fachkunde, Interessenskonfliktvermeidung
Die mit der Aufgabe betrauten Personen sind in ihrer Tätigkeit unabhängig und müssen über die notwendige Fachkunde verfügen.
Stets ist sicherzustellen ist, dass die Aufgabe bei der Meldestelle nicht zu Interessenkonflikten führt, was z.B. bei einer Personenidentität von Datenschutzbeauftragtem und Meldestellenverantwortlichem der Fall sein könnte.
Hier wird sich oft empfehlen, die interne Meldestelle outzusourcen auf qualifizierte externe Dienstleister, die ggf. auch in der Lage sind, mehrere Unternehmen bzw. Organisationen bei ihren Meldestellenaufgabe zu betreuen (à Werbeinformation: http://www.esb-data.de).
- Wie läuft das Verfahren genau ab?
- Können Meldungen auch anonym erfolgen und bearbeitet werden?
- Welche Verstöße darf ich überhaupt melden?
- …
Bitte schauen Sie in Kürze wieder bei uns herein – der FAQ Whistle #2 ist schon Arbeit…