Die Gesetzesbegründung zum Hinweisgeberschutzgesetz bestimmt explizit, dass interne Meldestellen von externen Anwälten wahrgenommen werden können. In diesen Fällen bedarf es freilich eines ausdifferenzierten Mandatsvertrages unter Regelung insbesondere der Vertraulichkeit und umfassenden Geheimhaltung, dies bei gleichzeitiger Einräumung einer Schutzwirkung zugunsten der hinweisgebenden Person.
Zugunsten der hinweisgebenden Person besteht zudem ein Zeugnisverweigerungsrecht der Ombudsperson, von dem die Ombudsperson in aller Regel verpflichtet sein wird Gebrauch zu machen.
Hinsichtlich der anonymen und vertraulich mitgeteilten Sachverhalte bedarf es einer Entbindung von der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht unter gleichzeitiger Wahrung der Anonymität der hinweisgebenden Person.
Für die Betrauung eines Vertrauensanwalts als Ombudsperson spricht aber darüber hinaus auch folgendes: Mit der Einrichtung eines elektronischen Meldekanals allein können die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes nicht erfüllt werden. Meldungen müssen in mündlicher oder in Textform möglich sein. Eine Sprachübermittlung ist also organisatorisch zu gewährleisten. Zudem hat die hinweisgebende Person einen Anspruch auf persönliche Zusammenkunft (was auch im Wege der Bild- und Tonübertragung möglich ist). Damit verbietet sich eine Verfahrensabwicklung über automatisierte Prozesse, es bedarf einer physischen-realen und entsprechend qualifizierten Person.
Die Verpflichtung zur Ergreifung angemessener Folgemaßnahmen, die aus der Meldung der Rechtsverletzung herrühren, muss indessen nicht von der Ombudsperson selbst durchgeführt werden sondern ist, soweit vorhanden, im Verantwortungsbereich der Compliance-Abteilung oder der Innenrevision – und damit im Bereich der unternehmerischen Leitungs- und Lenkungsaufgaben des Managements – angesiedelt. Auch diese Abteilungen arbeiten effizienter, wenn zuvor die Ombudsperson juristische Vorprüfungen und gutachtliche Memoranden mit Risikobewertungen und Handlungsempfehlungen vorgenommen hat. Die Ombudsperson fungiert hier als Bindeglied und Kommunikationskanal, was insbesondere bei anonym eingereichten Meldungen nahezu zwingend notwendig erscheint.
Im Interesse der Absenkung der Hemmschwelle für die Einreichung von Meldungen sollte die Ombudsperson mit der Organisation vereinbaren, dass die hinweisgebende Person selbst darüber entscheiden kann, ob eine Meldung an die Organisation weitergereicht wird. Eine solche Dispositionshoheit der hinweisgebenden Person endet jedoch in Fällen der Anzeigepflichtigkeit für Tatbestände des Strafgesetzbuches ab einer bestimmten Schwere. In der Regel muss es sich hier um ein Verbrechen und nicht um ein Vergehen handeln, also um Straftaten, die mit einer Freiheitsstrafe von nicht unter einem Jahr bedroht sind, sodass im Bereich des Unternehmensunrechts diese Anzeigepflichtigkeit kaum jemals eingreifen wird. Eine Anzeigepflichtigkeit für die Ombudsperson entfällt ohnehin in jedem Falle dann, wenn die Meldung eine Tat betrifft, die bereits vollendet ist und deren Folgen also nicht mehr abgewendet werden können.