Am 2.7.2023 ist in Deutschland das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten. Meldungen werden in der Regel durch eine betriebliche Vertrauensperson bearbeitet, sofern diese nicht einem Interessenkonflikt unterliegt (dazu bereits an anderer Stelle …), oder durch externe Fachpersonen wie insbesondere Vertrauensanwälte (Ombudspersonen).
Die Zielstellung der Aufklärung und künftigen Verhinderung von Rechtsverstößen kann nur gelingen durch die Gewährleistung einer vertraulichen Kommunikation mit der hinweisgebenden Person und unter Wahrung zugleich der Interessen der Organisation.
Der Ombudsperson obliegt es hier, nicht lediglich als Bote zu fungieren, sondern eine ausführliche Aufklärung des Sachverhalts und Plausibilitätsprüfung vorzunehmen. Vertiefte Erfahrungen mit dem Risikomanagement in der unternehmerischen Compliance und im Risikomanagement sind hier für die Risikobewertung sowie einen etwaig erforderlich werdenden Austausch mit Gerichten und Behörden äußerst hilfreich.
Gerade Anwälte bringen hier aus ihrem Berufsbild idealtypische Vorkenntnisse und Voraussetzungen mit, wenn es um die Prüfung von Schlüssigkeit, Glaubwürdigkeit, rechtlicher Relevanz und Rechtsfolgen sowie um etwaige Erfordernisse zur Einleitung weiterer Maßnahmen geht.
Sorgfalt, Vertraulichkeit und ein in jeder Hinsicht abgesicherter Geheimnisschutz sind Standards, die den Anwalt bereits kraft seines Berufsrechts treffen. Durch entsprechende Ausgestaltung der Mandatsbeziehung zur Organisation ist ein Vertrauensanwalt in der Funktion der Ombudsperson am ehesten in der Lage, die gebotene Vertraulichkeit zu sichern und Interessenkonflikte auszuschließen.
Die Sachverhaltsaufklärung gehört zu den Kernbereichen anwaltlicher Tätigkeit; gleiches gilt für die Plausibilitätsprüfung. Aus Sicht des Vertrauensanwalts stellt die Wahrnehmung der Aufgaben als Ombudsperson daher keine gewerbliche Tätigkeit dar, da es sich um originär anwaltliche Tätigkeit handelt. Dies gilt auch dann, wenn der als Ombudspersonen tätige Vertrauensanwalt elektronische Meldekanäle dritter Anbieter zur Verfügung stellt, über die sich die hinweisgebende Person an ihn als Ombudsperson wenden kann.