Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz tritt in Kraft!
- Was muss von der Meldestelle gewährleistet werden?
Interne Meldestelle: Die Meldestellenpflicht bedeutet, dass mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte wenden können. Die internen Meldestellen betreiben Meldekanäle, führen das Verfahren durch und ergreifen Folgemaßnahme. Die hiermit betrauten Personen sind in ihrer Tätigkeit unabhängig und müssen über die notwendige Fachkunde verfügen.
Externe Meldestelle: Für die externen Meldestellen gilt, dass die Aufgaben – unabhängig von den sonstigen Aufgaben, und organisatorisch vom übrigen Zuständigkeitsbereich abgegrenzt – vom Bundesamt für Justiz wahrgenommen werden. Jedes Bundesland kann darüber hinaus eine eigene Meldestelle einrichten für Meldungen, die die jeweilige Landesverwaltung und die jeweiligen Kommunalverwaltungen betreffen. Die externen Meldestellen errichten und betreiben Meldekanäle, prüfen die Stichhaltigkeit einer Meldung und führen das Verfahren durch. Insoweit wird verwiesen auf die Aufgaben der internen Meldestellen und deren Verfahren.
Unabhängigkeit, Fachkunde, Interessenskonfliktvermeidung: Die mit der Aufgabe betrauten Personen sind in ihrer Tätigkeit unabhängig und müssen über die notwendige Fachkunde verfügen.
Stets ist sicherzustellen, dass die Aufgabe bei der Meldestelle nicht zu Interessenkonflikten führt. Die Aufgaben können bspw. ausgelagert werden an fachkundige Firmen aus den Bereichen Datenschutz, Recht und Wirtschaftsprüfung, was sich vor allem dann anbietet, wenn die betreffenden externen Dienstleister in der Lage sind, bspw. innerhalb einer Unternehmensgruppe mehrere selbstständige hinweisgeberpflichtige Gruppenunternehmen (oder sämtliche dieser Unternehmen) bei ihren Meldestellenaufgaben zu betreuen.
Wichtig ist, dass bei der Bearbeitung von Meldungen der Compliance-Gedanke strikt berücksichtigt wird. Werden die Aufgaben bspw. durch einen Vertrauens-Rechtsanwalt (bzw. Ombudsperson) wahrgenommen, so darf es sich hierbei nicht um dieselbe Person handeln, die aufgrund der Weitergabe der Hinweise und deren Ergebnisse sodann auch unmittelbar oder mittelbar die speziellen internen Untersuchungen führt oder an diesen Untersuchungen beteiligt ist. Die Vertrauensperson darf aber in einer Sozietät bzw. Gesellschaft mit dieser anderen Untersuchungsperson sein, wenn ein dahingehend ausgerichteter Vertrag mit dem Auftraggeber (Mandanten) dies zulässt. Die die Meldestelle bearbeitende Vertrauensperson sollte außerdem auch nicht dieselbe Person sein, die den Auftraggeber/ Mandanten allgemein nach innen wie nach außen berät und vertritt. Allerdings darf sie wiederum in Sozietät bzw. Gesellschaft mit dieser anderen Person sein. Auch hier ist freilich darauf zu achten, dass ein Vertrag existiert, der zur Vermeidung von Interessenskonflikten eben diese Arbeitsteiligkeit unter gleichzeitiger Wahrung der strikten Vertraulichkeit zulässt. Es bedarf mithin der Vereinbarung im Mandatsvertrag als Vertrauensanwalt. Externe Anwälte können dann als Vertrauensanwälte mit der Einrichtung und dem Betrieb der internen Meldestelle eines Unternehmens beauftragt werden. Für den Hinweisgeberschutz sind die anwaltliche Verschwiegenheit des Vertrauensanwalts und spezifische Regelungen im Mandatsvertrag mit dem Unternehmen hierbei von zentraler Bedeutung, wie bspw. der Verzicht des unternehmerischen Auftraggebers (Mandanten) auf Auskunftsansprüche hinsichtlich der Identität von Hinweispersonen.
- Wie läuft das Verfahren ab?
Interne Meldestelle: Die interne Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person zunächst innerhalb von 7 Tagen den Eingang der Meldung. Sie prüft sodann, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt, hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt, prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung, ersucht die hinweisgebende Person erforderlichen Falls um weitere Informationen und ergreift angemessene Folgemaßnahmen. Dem Beschäftigungsgeber ist es verboten, Meldungen oder die auf eine Meldung folgende Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und Meldestelle zu behindern oder dies zu versuchen.
Angemessene Folgemaßnahmen: Angemessene Folgemaßnahmen können insbesondere in einer internen Untersuchung beim Beschäftigungsgeber, der jeweiligen Organisationseinheit und bei dem oder den Betroffenen liegen sowie in der Kontaktierung betroffener Personen und Arbeitseinheiten. Angemessene Folgemaßnahme kann auch sein, das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abzuschließen, zuständigkeitshalber an andere Meldestellen zu verweisen, oder das Verfahren abzugeben an eine für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder eine zuständige Behörde.
Entscheidungsfrist: Die Rückäußerungsfrist der internen Meldestelle beträgt 3 Monate, bezogen auf den Zeitpunkt der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens 3 Monate und 7 Tage nach Eingang der Meldung.
Entscheidungsinhalte: In der Rückmeldung wird Stellung genommen zu den geplanten oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen und diese entsprechend begründet. Die Rückmeldung darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
Dokumentation: Es besteht eine Dokumentationspflicht der in einer Meldestelle für die Entgegennahme von Meldungen zuständigen Personen. Die Dokumentation hat in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots zu erfolgen. Bei direkter Kommunikation darf eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung oder ein Wortprotokoll angelegt werden, dies jedoch nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person. Ohne eine solche Einwilligung ist die Meldung durch eine Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) zu dokumentieren.
Externe Meldestelle: Für die externen Meldestellen gilt, dass die Meldestellenaufgaben – stets unabhängig von den sonstigen Aufgaben und strikt organisatorisch von übrigen Zuständigkeitsbereichen abgegrenzt – vom Bundesamt für Justiz wahrgenommen werden. Jedes Bundesland kann darüber hinaus eine eigene Meldestelle einrichten für Meldungen, die die jeweilige Landesverwaltung und die jeweiligen Kommunalverwaltungen betreffen. Die externen Meldestellen errichten und betreiben Meldekanäle, prüfen die Stichhaltigkeit einer Meldung und führen das Verfahren durch. Insoweit kann im Wesentlichen verwiesen werden auf die zuvor dargestellten Aufgaben der internen Meldestellen und deren Verfahren.
- Können Meldungen auch anonym erfolgen?
Anders als in der ursprünglichen Fassung sind externe und interne Meldestellen nicht mehr dazu verpflichtet, Meldekanäle so zu gestalten, dass auch anonyme Meldungen abgegeben werden, jedoch stehen die Beschäftigungsgeber weiterhin in der Verpflichtung, dass die Meldestellen auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten, was wiederum im Ergebnis doch in aller Regel technische und organisatorische Vorkehrungen und Einrichtungen erfordern wird.
- Welche Verstöße können im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes gemeldet werden?
Die Antwort auf die berechtigte Frage, was denn nun überhaupt zunächst einmal ein „Verstoß“ im Sinne des neuen Gesetzes sein kann, hat leider viele – Facetten, worunter zwangsläufig die Übersichtlichkeit und der sachliche Überblick leiden. Wir versuchen uns trotzdem an einer transparenten Erläuterung, indem wir uns auf die gängigsten Anwendungsbereiche beschränken:
Es geht um „erhebliche“ Verletzungen von/ Zuwiderhandlungen gegen „Vorschriften“.
- Erheblichkeit liegt immer vor, wenn es sich um Straftatbestände handelt, die gemeldet werden.
- Ebenso, wenn eine Ordnungswidrigkeit vorliegt, die bußgeldbewehrt ist, und die verletzte Vorschrift dem Schutz hochrangiger Rechtsgüter, nämlich Leben, Leib, Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient.
- Es genügt, dass die Regelung nicht unbedingt direkt bezweckt, sondern lediglich dazu beiträgt, den Schutz der Rechtsgüter und Rechte zu gewährleisten. So werden etwa im Bereich des Arbeitsschutzes sowohl die dem Gesundheitsschutz und der Sicherheit der Beschäftigten dienenden Vorschriften als auch arbeitsschutzrechtliche Mitteilungs-, Erlaubnis-, Prüfungs-, Bestellungs-, Belehrungs-, Dokumentations- und Anzeigepflichten erfasst. Denn Letztere dienen ebenfalls der Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten. Als Beispiele sind hier Verletzungen des Mindestlohngesetz zu nennen oder Verstöße gegen die Vorgaben des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes.
- Gemeint sind ferner Bußgeldvorschriften, mit denen Verstöße gegen Rechte der Organe sanktioniert werden, die die Interessen von Beschäftigten vertreten. Hierzu zählen insbesondere solche Bußgeldvorschriften, die Verstöße gegen Aufklärungs- und Auskunftspflichten gegenüber Organen der Betriebsverfassung wie Betriebsräten oder Wirtschaftsausschüssen sanktionieren.
- Ferner geht es um Vorschriften zur Bekämpfung von Terrorismusfinanzierung, insbesondere das Geldwäschegesetz, das Kreditwesengesetz oder die Angaben bei Geldtransfers.
- Angesprochen ist des Weiteren die Produktsicherheit und Produktkonformität nach EU-Rechtsvorschriften, insbesondere hinsichtlich der Marktüberwachung und der Konformität von Produkten und deren allgemeine Produktsicherheit.
Im 3. und letzten Teil unserer Reihe geht es darum, was passiert, wenn die zuständige Meldestelle nicht reagiert und welche Sanktions- und Haftungsfolgen dem Beschäftigungsgeber drohen.
Falls Sie weitere Informationen zum Thema Hinweisgeberschutzgesetz benötigen oder ein Beratungsgespräch wünschen, erreichen Sie uns unter 0711/46905830 oder info@esb-data.de. Sie können sich auch unter Demo – esb data Hinweisgeberportal (esb-data.de) einen Termin zur Vorstellung unserer Software sichern.